Registro de Viajeros Obligatorio 2026: Guía para Propietarios Turísticos

Qué es el registro de viajeros y por qué es obligatorio

El registro de viajeros obligatorio es una normativa de seguridad ciudadana que obliga a todos los establecimientos de hospedaje en España a registrar los datos personales de sus huéspedes y comunicarlos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Esta obligación afecta a hoteles, hostales, pensiones, campings, casas rurales y, por supuesto, a los apartamentos y viviendas de uso turístico.

El Real Decreto 933/2021, que actualiza y amplía la normativa anterior, ha endurecido significativamente los requisitos de información que deben recabarse de cada viajero, los plazos de comunicación y las sanciones por incumplimiento. En 2026, todos los propietarios turísticos deben estar plenamente adaptados a esta normativa.

Real Decreto 933/2021: qué cambia respecto a la normativa anterior

El RD 933/2021 supone un cambio sustancial respecto a la normativa anterior (RD 933/1971 y sus modificaciones). Los principales cambios que afectan a los propietarios de viviendas turísticas son:

Más datos obligatorios

Anteriormente, bastaba con registrar el nombre, documento de identidad, nacionalidad y fecha de entrada. El nuevo decreto amplía considerablemente la información requerida:

• Datos del viajero: Nombre completo, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), fecha de expedición del documento.
• Datos del alojamiento: Dirección completa del inmueble, número de registro turístico, fechas de entrada y salida previstas.
• Datos de la reserva: Medio de pago utilizado, número de viajeros en la reserva, datos del titular de la reserva si es distinto del viajero (por ejemplo, una agencia o una empresa).
• Datos de contacto: Teléfono y correo electrónico del viajero, dirección de residencia habitual.

Plazo de comunicación más estricto

Los datos deben ser comunicados a las autoridades antes de las 24 horas siguientes al inicio de la estancia del viajero. En la práctica, la mayoría de sistemas electrónicos permiten el envío inmediato en el momento del check-in, lo cual es lo más recomendable para evitar olvidos y posibles sanciones.

Comunicación electrónica obligatoria

El envío de datos en papel ya no es aceptable. La comunicación debe realizarse por medios telemáticos a través del sistema de la Policía Nacional (hospederias.policia.es) o de la Guardia Civil (webpol.guardiacivil.es), dependiendo de la demarcación territorial donde se encuentre el alojamiento.

A quién afecta esta normativa

El RD 933/2021 afecta a todos los titulares de alojamientos turísticos en España, sin excepción:

• Hoteles, hostales y pensiones de cualquier categoría.
• Apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico (VUT).
• Casas rurales y alojamientos rurales.
• Campings y áreas de autocaravanas.
• Albergues y residencias de estudiantes con uso turístico.
• Plataformas de alquiler vacacional (Airbnb, Booking, etc.): aunque la plataforma facilite la reserva, la obligación de registro recae sobre el titular del alojamiento.

"Que tu vivienda esté en Airbnb o Booking no te exime de la obligación de registrar viajeros. La responsabilidad legal es siempre del propietario o gestor del alojamiento, independientemente del canal de comercialización."

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la obligación de registro de viajeros está tipificado como infracción administrativa en la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. Las sanciones varían según la gravedad:

Infracciones leves

Comunicar los datos fuera de plazo o con errores menores. Sanción: multa de 100 a 600 euros.

Infracciones graves

No comunicar los datos de uno o varios viajeros, o comunicar datos deliberadamente incompletos o falsos. Sanción: multa de 601 a 30.000 euros.

Infracciones muy graves

Negativa reiterada a cumplir con la obligación de registro, obstrucción a la labor de las Fuerzas de Seguridad o falsificación sistemática de datos. Sanción: multa de 30.001 a 600.000 euros, además de posibles medidas adicionales como la clausura temporal del establecimiento.

Además de las multas económicas, el incumplimiento puede tener consecuencias administrativas adicionales como la revocación de la licencia turística, lo que impediría seguir operando legalmente como alojamiento vacacional.

Cómo cumplir con el registro de viajeros paso a paso

Si eres propietario de una vivienda turística, estos son los pasos que debes seguir para cumplir correctamente con la normativa:

Paso 1: Obtén tu alta como establecimiento

Antes de poder comunicar datos de viajeros, debes darte de alta en el sistema de la Policía Nacional o la Guardia Civil (según tu localidad). Para ello necesitarás:

• Certificado digital o DNI electrónico del titular.
• Número de registro turístico otorgado por tu Comunidad Autónoma.
• Datos del establecimiento (dirección, tipo de alojamiento, capacidad).

Paso 2: Recaba los datos en el check-in

En el momento de la llegada de cada huésped, debes solicitar su documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte) y registrar todos los datos requeridos por el RD 933/2021. Si hay menores de edad, deben registrarse vinculados al adulto responsable.

Paso 3: Comunica los datos telemáticamente

Los datos deben ser enviados a través del sistema oficial antes de las 24 horas siguientes al check-in. El sistema genera un justificante de envío que debes conservar como prueba de cumplimiento.

Paso 4: Conserva los registros

La normativa exige conservar los datos de los viajeros durante un período mínimo de 3 años desde la fecha de la estancia. Debes garantizar la custodia segura de estos datos conforme al RGPD.

El desafío del check-in para propietarios particulares

Para los grandes hoteles, el registro de viajeros es un proceso rutinario integrado en su sistema de gestión (PMS). Pero para los propietarios particulares de viviendas turísticas, el proceso puede ser un verdadero quebradero de cabeza:

• Check-in presencial: Si haces el check-in en persona, debes llevar un portátil o tablet para registrar los datos in situ, lo que complica la logística especialmente si gestionas varios alojamientos.
• Check-in con llaves en cerradura inteligente: Si usas cerraduras con código o cajas de llaves para el self check-in, necesitas una forma de recabar los documentos de identidad de los huéspedes antes de su llegada, generalmente mediante un formulario online de pre-check-in.
• Lectura de documentos: Transcribir manualmente los datos del pasaporte de un turista extranjero es tedioso y propenso a errores. Los pasaportes de distintos países tienen formatos diferentes y algunos caracteres pueden ser difíciles de interpretar.

Cómo Urbeme simplifica el registro de viajeros

El módulo turístico de Urbeme ha sido diseñado específicamente para que los propietarios de viviendas turísticas cumplan con el RD 933/2021 sin complicaciones. Estas son las funcionalidades clave:

Escáner MRZ integrado

Urbeme incluye un escáner de zona de lectura mecánica (MRZ) que lee automáticamente los datos del pasaporte o DNI del huésped usando la cámara del móvil o tablet. Solo tienes que enfocar el documento y la aplicación extrae nombre, apellidos, nacionalidad, número de documento y fecha de nacimiento en segundos, sin necesidad de transcripción manual.

Formulario de check-in digital

Genera un enlace de pre-check-in que puedes enviar al huésped antes de su llegada. El viajero completa sus datos personales, sube una foto de su documento de identidad y firma digitalmente. Cuando llega al alojamiento, ya tienes toda la información registrada y lista para enviar.

Generación automática de partes de viajeros

Urbeme genera automáticamente el parte de viajeros en el formato compatible con los sistemas de la Policía Nacional y la Guardia Civil, listo para su envío telemático. También puede exportar los datos en formato SES (Sistema de Entrada y Salida) para cumplir con los requisitos del sistema europeo.

Gestión multi-propiedad

Si gestionas varias viviendas turísticas, Urbeme te permite controlar todos los registros desde un único panel centralizado, con alertas automáticas cuando un check-in no ha sido comunicado dentro del plazo legal.

Almacenamiento seguro RGPD

Los datos de los viajeros se almacenan de forma cifrada en servidores europeos (EU-West), cumpliendo con todos los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos. El sistema gestiona automáticamente los plazos de conservación y la eliminación de datos cuando ya no son legalmente necesarios.

Preguntas frecuentes sobre el registro de viajeros

Si alquilo a turistas solo en verano, ¿tengo que registrar viajeros?

Sí. La obligación se aplica a cualquier alojamiento turístico, independientemente de si operas todo el año o solo en temporada alta. Cada huésped debe ser registrado sin excepción.

¿Qué pasa con los menores de edad?

Los menores de edad deben ser registrados vinculados al adulto responsable que los acompaña. Se deben consignar sus datos de identidad (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad) y el parentesco con el adulto titular.

¿Puedo delegar el registro en una empresa de gestión turística?

Sí, puedes delegar la operativa en un gestor turístico o property manager. Sin embargo, la responsabilidad legal última sigue siendo del titular del alojamiento, por lo que debes asegurarte de que tu gestor cumple correctamente con la normativa.

Conclusión

El registro de viajeros obligatorio no es una opción, sino una obligación legal cuyo incumplimiento puede acarrear multas de hasta 600.000 euros. En 2026, con el RD 933/2021 plenamente en vigor, todos los propietarios de viviendas turísticas deben tener un sistema fiable y eficiente para recabar, registrar y comunicar los datos de sus huéspedes.

Soluciones como Urbeme eliminan la complejidad del proceso, permitiéndote cumplir con la normativa de forma sencilla, automatizada y segura, para que puedas centrarte en ofrecer la mejor experiencia a tus huéspedes sin preocuparte por las sanciones administrativas.